Bulletin d’inscription
au festival des étoiles solidaires
Au profit de la lutte contre le cancer
ed. 2024

Samedi 9 novembre de 10h à 20h

Dimanche 10 novembre de 10h à 18h

à Mallemort, Salle des Fêtes (Exposants) et Salle Dany : 835, avenue des Frères Roqueplan (Ateliers et Conférences)

Envie d’exposer, merci de remplir le formulaire ci-dessous pour proposer votre candidature.

ATTENTION : ce formulaire vous permet uniquement de proposer votre candidature. Si celle-ci est retenue, nous vous contacterons dans les plus brefs délais afin que vous puissiez remplir le dossier d’inscription.

Règlement Intérieur du festival des étoiles solidaires

Au profit de Septembre Or (Cancer pédiatrique)

 

Par le présent règlement les exposants s’engagent par leur demande d’admission à en respecter les articles sans aucune restriction. Veuillez prendre le temps nécessaire pour lire, parapher et signer ce règlement, n’oubliez pas de nous le retourner avec votre dossier d’inscription remplis, signés et virement effectué.

 

 ORGANISATION

Le présent règlement définit les règles applicables aux exposants pendant le déroulement des événements bien-être. Le Salon est organisé par l’association My Prod Art & Spectacle, Carole & Vous, Quartier les paluds 13370 Mallemort de Provence et en Collaboration avec La Mairie de Mallemort de Provence.

 

SOUSCRIPTION

La souscription résulte de la transmission de la demande d’admission complétée, signée et paraphée, accompagnée des pièces demandées et listées dans le formulaire, ainsi que le règlement.  L’omission d’une seule des pièces demandées, ainsi que l’envoi de tout dossier incomplet pourra justifier le rejet automatique de la demande. La date limite d’inscription est arrêtée au 30 juin 2024, passé cette date, les demandes seront reçues dans la limite des stands disponibles et aucune garantie de maintien de nos conditions générales.

 

DESCRIPTION DES EMPLACEMENTS

La participation comprend les équipements suivants : En fonction des lieux, le matériel sera prêté ou loué, à noter que la dimension des tables peut varier d’un lieu à l’autre. Chaque exposant se verra prêter des badges, qui devront être restitué en fin de salon. L’inscription permettra la parution dans le catalogue officiel du salon. Les mises en service des réseaux se font en application des horaires, fixés par l’organisateur, d’ouverture au public et pendant les périodes de montage et de démontage.

 

Tenue des stands

Les exposants devront laisser les stands dans l’état où ils les trouveront. Toute détérioration causée par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel, soit enfin au sol occupé, seront évalués et mises à leur charge. Tous les exposants – sans distinction – sont tenus d’être présents à leur stand dès les horaires d’ouverture du salon. Il est interdit de laisser les produits couverts pendant les heures d’ouverture du salon. Aucune toile couvrant les objets exposés ou débris d’emballage pouvant nuire à l’aspect d’ensemble de l’exposition ne sera tolérée durant les heures d’ouverture. Aucune marchandise ne pourra entrer pendant la durée du salon, sauf cas exceptionnel, et cela à la suite d’une autorisation spéciale délivrée par l’organisateur. De même, aucune marchandise, aucun matériel ne pourra sortir sans autorisation spéciale de l’organisateur, et cela pour une raison de sécurité. Le nettoyage de chaque stand doit être fait chaque jour par les soins de l’exposant et être achevé pour l’ouverture de la manifestation. Il est interdit de procéder au démontage d’un stand avant l’heure de clôture du dernier jour du salon, même si celui-ci est prolongé. Le service de sécurité interviendra en cas de litige. Chaque exposant devra avoir débarrassé son emplacement le jour même de la clôture de la manifestation. Passé ce délai, l’organisateur se dégage de toute responsabilité

 

. Aménagement des Stands

La décoration générale du salon incombe à l’organisateur

. Les exposants auront le droit d’aménager leur emplacement suivant leur goût et comme celui-ci est au profit du cancer, nous souhaiterions que sur votre stand , il y est de la couleur OR pour le cancer des Enfants et du Rose pour le cancer du sein

 

Sous-location et Produits exposés

Il est interdit de céder, sous-louer ou même prêter tout ou partie de la surface retenue. En conséquence, chaque exposant ne peut exposer que les objets, affiches ou enseignes de sa propre maison à l’exclusion de tout autre. Lorsqu’un agent représentant plusieurs maisons, voudra les grouper sur un même stand, pour en assurer plus facilement la surveillance, il devra justifier qu’il en est réellement l’agent autorisé, en présentant à l’organisateur l’accord des maisons qui exposent sur son stand, et à la condition formelle que la participation d’exposants indirects ait été acquittée pour celles-ci. L’affichage des prix est obligatoire selon la législation en vigueur. Les prix ne doivent être accompagnés d’aucune formule pouvant prêter à confusion dans l’esprit du visiteur. Aucune exclusivité d’un type de produits ou d’un secteur d’activité n’est accordé aux entreprises exposantes. L’exposant ne peut présenter sur son emplacement que les matériels, produits ou services énumérés dans la demande d’admission, et conforme à la réglementation française ou européenne. Dans le cas contraire, il en assume l’entière responsabilité vis à vis des tiers, la responsabilité de l’organisateur ne pouvant être engagée de leur fait. Il appartiendra à chaque exposant d’accomplir, chaque fois que nécessaire, les formalités que requiert sa participation à la manifestation, notamment en regard de la réglementation du travail, en matière douanière pour les matériels ou produits en provenance de l’étranger, et en matière d’hygiène. L’organisateur ne pourra, à aucun moment être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir à ce sujet.

 

MODALITES DE REGLEMENT

Toutefois, en cas de désistement dûment justifié de la part de l’exposant et notifié par lettre recommandée, au plus tard 30 jours avant l’ouverture du salon. Les sommes versées pourront être remboursées. Par contre, si le désistement survient moins de 30 jours avant l’ouverture du salon, l’organisateur se réserve le droit de conserver la totalité des sommes versées par l’exposant, sans qu’aucune réclamation ne puisse avoir lieu. Dans le cas où pour une raison quelconque et pour des motifs entièrement indépendants de la volonté de l’organisateur, le salon n’avait pas lieu, les demandes d’admission seront annulées purement et simplement. Les fonds versés seront remboursés à concurrence des frais engagés (location de salle, matériel, et autres frais incombant à la mise en place des manifestations), et sans que les exposants, de convention expresse, ne puissent exercer un recours à quelque titre que ce soit contre l’organisateur. L’organisateur fixe les dates, les horaires et le lieu du salon. En cas de force majeure, les dates, les horaires et le lieu peuvent être modifiés, sans que les exposants puissent prétendre à indemnisation ou à remboursement. Après paiement du prix de l’emplacement, l’exposant recevra les divers documents lui revenant, ainsi que les informations nécessaires à la prise de possession de l’emplacement qui lui est réservé.

 

ATTRIBUTION DES EMPLACEMENTS Plan de Répartition

 L’organisateur établit le plan de la manifestation. L’attribution des emplacements est effectuée par l’organisateur en tenant compte des pôles. L’organisateur se réserve le droit de réduire la surface demandée, pour des raisons d’accueil ou de sécurité. Les exposants concernés seront prévenus au moment de la répartition. Il en va de même pour le lieu d’implantation. L’exposant ne peut présenter sur son emplacement que les matériels, produits ou services liés à son secteur d’activité.

 

SECURITE

Les exposants sont tenus de respecter les prescriptions de réglementation en vigueur, et notamment celles concernant la sécurité et l’hygiène et à être présents sur leur stand lors de la visite de la commission de sécurité. Tout matériel utilisé par les exposants doit présenter une résistance au feu en respect avec les règles et les lois en vigueur dans les lieux publics

 

PARKING

L’organisateur ne sera pas responsable des dégâts causés aux véhicules sur le parking et en général de tout incident qui pourrait y survenir. L’accès et la circulation de tout véhicule pendant la période de montage et de démontage aux abords du bâtiment ou à l’intérieur du hall est sous le contrôle de l’organisateur. Pour un meilleur accueil de nos visiteurs, les véhicules des exposants devront obligatoirement se situer à l’extérieur du parking d’accueil ou au fond de celui-ci si l’extérieur est complet.

 

 

ASSURANCES

L’exposant est responsable des biens loués (art. 1384, 1735 et suivant du C.C.I). Outre l’assurance couvrant les objets exposés et plus généralement tous les éléments mobiles ou autres lui appartenant, l’exposant est tenu de souscrire, à ses propres frais, toutes assurances couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent ou font courir à des tiers. L’organisateur est réputé dégager de toute responsabilité à cet égard, notamment en cas de perte, vol ou dommages quelconques. L’organisateur décline toute responsabilité concernant les objets, documents, matériel entreposé par le locataire dans les locaux et sur les emplacements extérieurs et notamment les parkings. Toutes détériorations des infrastructures ou perte de matériel de location est facturée en valeur de remplacement.